Vandaag een artikel over de sluipmoordenaars op je werkplek.
Die kunnen je meesleuren en voor je het weet heb je tijd tekort.
Als een kip zonder kop moet je aan de slag om je deadlines te halen. ’s Avonds lig je voor Pampus op de bank.
Dit artikel geeft je een paar eerste handvatten. Als je ze allemaal doorvoert kan het je wel 2-3 uur per dag opleveren.
Je herkent misschien de volgende 3 veelvoorkomende valkuilen:
1. Perfectionisme: het is pas af als het perfect is.
2. Collega’s die langskomen met vragen, kletspraatjes of verzoekjes.
3. E-mail: een volle mailbox, waar je uren mee kwijt kan zijn.
Herken je 1 of meer valkuilen? Hieronder staat wat je ermee kan doen:
Perfectionisme
Tip 1: We willen het graag goed doen. De vraag is: wat is goed genoeg? We gaan soms eindeloos door met de puntjes op de “i” zetten. De taak van een 7 naar een 9 brengen. Terwijl je werkgever een 7 vaak al voldoende vindt.
Dat is misschien een beetje raar om te horen, maar dat zit zo: Om van een 7 een 9 te maken ben je soms uren bezig. In die tijd had je wat anders nuttigs kunnen doen.
Ben je dus naast kwaliteit ook bewust van de kwantiteit van je output.
Tip 2: Wat daarbij ook kan helpen is het volgende: Maak eerst een kladversie, een concept op papier. Laat het even liggen, terwijl je een andere taak voltooid. Pak dan de kladversie er weer bij en je zult merken dat je de taak in een keer vloeiend uitwerkt.
Collega’s
Collega’s die een kletspraatje komen maken, collega’s die een vraag komen stellen, collega’s die werk bij je neer komen leggen, etcetera.
Tip 1: Het is belangrijk om “nee” te kunnen zeggen en om proactief aan te geven wat men wel van je kan verwachten. Ben daarbij vriendelijk, maar resoluut. Ja, ik geef toe: hier is een beetje assertiviteit wel handig. Bijvoorbeeld: “Op dit moment kan ik je helaas niet helpen. Zal ik morgenochtend even bij je langslopen? Dan heb ik wel tijd”.
Wil je daar eens een uurtje mee oefenen? Vraag een coachgesprek aan via info@plantrainingen.nl
Tip 2: kies, indien mogelijk een rustige werkplek. Of zorg ervoor dat je middels non-verbale signalen aangeeft dat je even niet bereikbaar bent: telefoon doorschakelen, koptelefoon op je hoofd, deur gesloten. Ik ken ook bedrijven, waar men onderling een signaal heeft afgesproken. Een rood blokje op de hoek van het bureau betekent: niet storen; ook niet met een korte vraag. Dit is een prima systeem als je het lastig vindt om assertief te zijn.
Over mail kunnen wel honderd tips gegeven worden.
Hierbij de grootste winstpakkers:
Tip 1: Zet je mail slechts 2x daags aan, zodat je tussentijds niet steeds afgeleid wordt door binnenkomende mail. Neem daarvoor vaste tijdstippen. Bijvoorbeeld 11:30 en 16:00 u. Zoals je ziet, neem ik in mijn voorbeeld een tijdstip aan het einde van de ochtend. Je hebt dan ’s ochtends eerst de tijd en rust om een grote klus af kunnen maken, voordat je je in de waan van de mail stort.
Tip 2: Stuur niet teveel mail. Voor iedere gestuurde mail, krijg je ook mail terug. Bellen is sneller.
Tip 3: Maak je inbox leeg. We zijn geneigd om mail die we later gaan lezen of mail waar we nog iets mee moeten te laten staan. Daardoor krijg je het effect dat je dezelfde mail soms wel 10x leest. En elke keer denk je: “oh ja, daar moet ik nog wat mee”. Dat geeft stress.
Wat je wel moet doen: Relatief onbelangrijke mail gooi je weg (ja, echt) of sleep je in een aparte map “leuk voor later”. Mail waar een actie van minder dan 5 minuten aan vast zit, werk je meteen af. Mail waar een actie van langer dan 5 minuten aan vast zit, sleep je naar de map waar hij thuishoort. Zorg dus voor een goede mappenindeling in je mail, zodat je de mail binnen 10 seconden kan terugvinden. In je agenda plan je de actie in.
Laatste tip: Schrijf je meteen in voor de workshop Assertief Time Management.
Daarin leer je bepalen welke taken je eerst moet doen en hoe je gefocust kan werken.
ps. wil je iedere maand een leuk artikel in je mailbox?
Meld je aan voor de nieuwsbrief rechtsboven in je scherm.